Le maintien de l'équité salariale : l'évaluation des cinq ans, et ce que 2019 a changé

Tous les cinq ans — et la date ne se choisit pas

L'article 76.1 de la Loi sur l'équité salariale demande d'évaluer le maintien tous les cinq ans. Le délai court à compter de l'affichage de vos travaux précédents : celui de l'exercice initial d'abord, puis celui de chaque évaluation du maintien.

La date est donc propre à votre entreprise, et elle se lit sur vos propres affichages. Il n'y a pas de date nationale, pas d'échéance commune au 31 décembre, et c'est ce qui fait qu'on la manque : rien ne vient la rappeler.

L'évaluation porte sur la période écoulée depuis les travaux précédents. On ne recommence pas l'exercice initial — on cherche ce qui, depuis, a recréé des écarts. Si vous n'avez pas encore fait l'exercice initial, c'est par là qu'il faut commencer : les cinq étapes, avec un exemple chiffré.

Ce que la Cour suprême a changé en 2018, et la loi en 2019

C'est le point que la plupart des pages passent sous silence, et c'est celui qui coûte de l'argent.

Avant 2019, un écart découvert lors d'une évaluation du maintien se corrigeait à partir de l'affichage. Les années pendant lesquelles l'écart avait existé n'étaient pas rattrapées. La Cour suprême a jugé cette absence de rétroactivité contraire aux chartes, et le législateur a modifié la loi : la *Loi modifiant la Loi sur l'équité salariale afin principalement d'améliorer l'évaluation du maintien de l'équité salariale* a été sanctionnée le 10 avril 2019.

Depuis, l'article 76.5 fait courir chaque ajustement à partir de la date de l'événement qui l'a généré. Le montant dû pour la période antérieure à l'affichage se verse en somme forfaitaire.

Et l'affichage ne dit plus seulement « voici les ajustements » : il doit indiquer la liste des événements qui les ont générés, leur date de début et, s'il y a lieu, leur date de fin.

C'est là que l'exercice bascule. Nommer un écart ne suffit plus ; il faut pouvoir dire quand il est né. Une entreprise qui découvre en cinquième année un écart apparu en deuxième doit le dater — et le payer depuis cette date.

Depuis 2019, l'évaluation du maintien ne mesure plus un état : elle reconstitue une histoire. Et une histoire se garde au fil de l'eau, ou se perd.

Les événements qu'il faut pouvoir dater

Aucun n'a l'air d'un événement d'équité salariale au moment où il se produit. C'est précisément le problème.

Une révision d'échelle qui ne touche qu'une catégorie. Une prime créée pour retenir un poste difficile à pourvoir. Un avantage ajouté ou retiré — une assurance bonifiée, un régime de retraite, une allocation de cellulaire. Un poste nouveau, qui forme une catégorie que personne n'a évaluée. Deux équipes fusionnées, dont les échelles ne se ressemblaient pas. Un emploi dont les responsabilités ont changé sans que le titre bouge. Une catégorie qui change de prédominance parce que sa composition a évolué.

Chacun de ces gestes est défendable isolément. Pris ensemble sur cinq ans, ils refont des écarts — et chacun porte une date qu'il faudra retrouver.

La difficulté n'est pas de comprendre la règle, elle est de se souvenir. Une décision de rémunération prise il y a quarante mois a laissé une trace dans un courriel, un procès-verbal, une lettre d'embauche. Rarement dans un endroit qui dit *pourquoi*.

L'exemple : un écart recréé en année 2, payé en année 5

Reprenons l'atelier de l'exercice initial : une adjointe administrative et un magasinier, 240 points chacun, et un ajustement qui a porté les trois adjointes à la même rémunération globale que les magasiniers.

L'équité est rétablie, affichée, attestée. Puis la vie de l'entreprise reprend.

Année 2. Le marché se tend sur les magasiniers : impossible de recruter. L'employeur augmente la catégorie de 1,50 $ de l'heure. Décision raisonnable, prise pour une raison qui n'a rien à voir avec l'équité salariale — et qui recrée pourtant un écart de 1,50 $ entre deux catégories de valeur équivalente.

Année 5. L'évaluation du maintien trouve l'écart. Il faut maintenant le dater : la hausse remonte à trois ans.

Sur une base de 1 820 heures, 1,50 $ de l'heure font 2 730 $ par année et par personne. Trois ans de retard : 8 190 $ par adjointe. Pour les trois : 24 570 $, dus en somme forfaitaire, avec les intérêts.

Un mot sur ce que cet exemple ne dit pas. Cet argent était dû de toute façon — l'écart a existé, les trois adjointes l'ont subi, et la loi ne fait que le reconnaître. Détecter l'écart en année 2 n'aurait pas fait économiser ces 24 570 $ si la hausse avait quand même eu lieu seule.

Ce que la détection précoce change est ailleurs, et c'est triple : la hausse aurait pu être décidée pour les deux catégories à la fois, ce qui est le vrai geste d'équité ; il n'y aurait pas eu de somme forfaitaire ni d'intérêts ; et surtout, la date n'aurait pas eu à être reconstituée. C'est ce dernier point qui expose le plus : un employeur qui ne peut pas prouver la date de l'événement n'est pas en meilleure position que celui qui l'a payée.

Les deux affichages : 60 jours, 30 jours, 60 jours

L'évaluation terminée, les résultats s'affichent — et l'affichage n'est pas une formalité, c'est le mécanisme par lequel les personnes salariées peuvent réagir.

Le premier affichage dure 60 jours (article 76.3), dans des endroits visibles et facilement accessibles. Un affichage uniquement numérique est admis, à condition que chacun puisse le consulter sans contrainte ni autorisation à demander. Pendant ces soixante jours, une personne salariée peut demander des renseignements additionnels ou présenter ses observations, par écrit.

Le nouvel affichage vient ensuite, dans les 30 jours qui suivent le soixantième jour du premier, et dure lui aussi 60 jours (article 76.4). Il indique les modifications apportées aux résultats — ou dit qu'il n'y en a pas. Lorsque l'évaluation a été faite par l'employeur seul, il doit aussi faire connaître les recours ouverts et leurs délais.

C'est de ce second affichage que les ajustements se versent normalement. Soit, bout à bout, cinq mois entre la fin de l'évaluation et le premier versement : un délai à poser dans l'échéancier plutôt qu'à découvrir.

Verser : forfaitaire d'abord, étalement ensuite

Deux montants, et ils n'obéissent pas à la même règle.

Ce qui est dû pour le passé — de la date de l'événement jusqu'à l'affichage — se verse en une somme forfaitaire. L'article 76.5.1 permet de l'étaler sur quatre ans au maximum, et les intérêts s'ajoutent alors aux versements subséquents.

Ce qui est dû pour l'avenir est un ajustement du taux : il entre dans la paie et y reste.

Les ajustements portent intérêt au taux légal à compter de la date où ils auraient dû être versés. Et la Commission peut faire courir ces intérêts depuis la date de l'événement lorsque l'employeur a manqué à ses obligations de conservation et de transmission des renseignements.

Comme pour l'exercice initial, on ne baisse jamais la rémunération d'une catégorie à prédominance masculine pour rétablir l'équité. La loi corrige vers le haut.

Ce qu'il faut garder, et pour combien de temps

Les renseignements ayant servi aux travaux se conservent six ans. Ce n'est pas une règle d'archivage : c'est la durée pendant laquelle il faudra pouvoir répondre.

La déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (la DEMES) se produit chaque année tant que l'exercice initial n'est pas attesté, puis de nouveau au moment de l'évaluation du maintien. C'est par elle que la CNESST sait où vous en êtes — et c'est aussi la seule occasion annuelle où la question se repose d'elle-même.

Entre deux, rien ne vous rappelle l'échéance. Cinq ans, c'est long : l'adjointe administrative de l'exemple aura peut-être changé, et la personne qui a décidé la hausse des magasiniers ne sera peut-être plus là.

Les outils, et ce qu'ils font vraiment

La CNESST met à la disposition des employeurs un outil en ligne gratuit qui accompagne l'évaluation du maintien et propose une méthode conforme. Pour beaucoup de petites entreprises, il suffit — à condition d'arriver avec les événements et leurs dates.

C'est exactement ce que l'outil ne peut pas fournir, et c'est l'autre moitié du problème. Cjuste tient la matière vivante entre deux exercices : les catégories d'emplois, les critères et leurs pondérations, la rémunération globale avantages compris, et les écarts recalculés à chaque changement — chaque modification étant inscrite avec son auteur, sa valeur précédente et sa date. L'évaluation du maintien devient alors une lecture, et non une reconstitution.

Un mot franc pour finir : cet article n'est pas un avis juridique, et Cjuste ne garantit pas la conformité à la Loi sur l'équité salariale. Les chiffres de l'exemple sont illustratifs. Pour la source officielle, les cas particuliers et les obligations qui s'ajoutent au-delà de cinquante et de cent personnes salariées, c'est la CNESST qui fait foi — et pour une situation litigieuse, un conseil juridique.

Demandez une démonstration si vous voulez voir à quoi ressemble un registre d'événements qui se tient tout seul.